在“单据管理”主画面，从［单据列表］中选择需要修改的单据，鼠标击点“修改”按钮，进入该类“单据修改”画面。如系统提示“该张单据已经审核”，则必须先进行“反审核”，才能进行单据修改、删除等操作。
在画面中，显示了该单号单据的所有单据信息以及产品记录，其修改操作与［单据新增］操作大致相同。
首先，进行单据的“日期、单号、摘要、货币、客户、仓库、经办人”等栏目的数据修改
- 日期：手工调整；
- 单号：手工调整；
- 摘要：直接输入，或在下拉菜单中选入需要提示的单据摘要内容；
- 货币：订单的[货币]可灵活设置，初始值缺省为“本位币”（例如，在中国大陆为RMB，中国香港HKD，中国台湾… ），也可在货币栏内选入“外币”。
有关“外币增设变更、兑率调整”等操作，请在【系统设置】下的［货币设置］中进行；
- 仓库：可在<仓库>的下拉菜单中选择当前的操作仓库。若是调库单，则同时存在两个仓库，<仓库1>固定为“调出仓库”，<仓库2>固定为“调入仓库”，单据审核后系统将同时调整两个仓库的库存。
- 客户：可在<客户>栏内敲入客户编号或客户单位名称的部分资料，回车后系统自动快速搜索客户信息、进行客户“编号与单位”的模糊匹配查找，将符合条件的客户名单显示在随后的客户“下拉菜单”中。
用户可以在客户“下拉菜单”中选中“客户单位”，系统自动显示该客户的送货地址、及其联系信息（包括联系人、客户电话、客户手机、客户传真、客户邮箱、客户网址等），可以通过鼠标单击<送货地址>后边的［客户资料］按钮打开／关闭“客户联系信息窗”，也可以用鼠标拖拽该信息窗口至画面的空白处。在“客户联系信息窗”，可以启动电话拨号、邮件发送、打开网址等多项客户联络方法。
期初单、零售单、调库单、盘点单，无须输入客户资料。
在单据修改画面的主体表格中，列示了产品[编码]、[品名规格]、[单位]、[库存数]、[参考价]（可选栏）、[单价]、[金额]、[备注1]（可选栏）、[备注2]（可选栏）等栏项，用户可在每条记录逐栏输入相应栏项的内容。
可以逐条新增、删除货品记录，修改每一记录的产品编码、品名规格、数量、单价、备注等内容。
- 产品记录的新增与删除
Enter键至最后栏，即可新增一条空白记录；如果用鼠标点击右上排的“插入行”按钮，则将在当前记录行之后插入一条空白记录；
- 同一单据若有多条记录，可在键盘上按↓键、或按
若要删除某一条记录，可点击右上排的“删除行”按钮，即可删除。用户也可以通过删除某一条产品记录的 <编码>栏内容、或将其<数量>设为0，系统在存盘时将自动删除该记录；栏目样式保存 ：如果产品清单表栏宽度不合适，用户可以自己用鼠标在表栏“分割线”上调整各栏目的宽度，并按右上排的“样式保存”钮保存本设置。
- 产品输入
系统提供两种产品快捷输入法（产品编码输入法、品名规格输入法）：在产品[编码] 、[品名规格]中输入关键字，进行模糊搜索查询。
若系统已在《文惠生产管理系统》中进行了“套件组合模板设置”，套件入库时，可鼠标单击上排的“套件调入”钮，打开套件调入框：
在其中填入套件［模板编号］、［套件数量］（缺省为１套），按“调入”钮，系统将按照该套件数量直接调入套件模板的配件清单。
如果不填入［模板编号］，则系统在“套件模板管理窗口”显示所有套件模板，用户选定需要的模板后，系统将按照［套件数量］直接调入该套件模板的配件清单，将各配件记录按照其配件比例调入到本单据的清单列表中；
在操作单据时，如想调入其他单据记录以供查询输入，则可以打开“单据调入”按钮，选择好调入单据的种类，输入已知［单号］调入；或直接点击[调入]按钮，进行单据的选择调入。
产品的单价，系统根据［单据设置］中的产品信息自动取值给出，用户可手工在<单价>栏内手工调整实际成本价。例如，在期初单、入库单中的单价取值为<成本价>，在出库单、零售单中的单价取值为<零售价>。
如果【系统设置】－［参数设置］－［单据设置］中，选择实际单价＝“参考价折扣”，则用户可在下边的折扣栏目内输入本单据的［折扣］（初始值＝１，可调），系统所有产品记录的单价栏目均调整为
［单价］＝［参考价］X［折扣］
当然，您仍然可以直接在［单价］栏内敲入实际的单价。
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参考单价>栏目仅供显示、打印，对单据本身没有任何影响。用户可选择关闭（不显示）该栏目。
修改完毕后，单击屏幕右上角“存盘”按钮，系统自动校验，数据记录正确无误（不可有空白[单号]、空白[客户] ），并自动删除空白[编码]、零[数量]栏目的记录后，提示：“单据修改，确定？”，选择“确定”将本次输入的单据记录修改存盘；
系统存盘完毕，询问“单据修改完毕，打印本张单据？”，即可选择是否以“表格打印方式”打印该张单据。
按右上角“退出”按钮，即退出单据修改，返回单据管理画面。