在“单据管理”主画面，鼠标击点“新增”按钮，进入该类“单据新增”画面。
首先，进行单据的“日期、单号、摘要、货币、客户、仓库”栏目的数据登录
有关“外币” 增设变更、“兑率”调整等操作，请在【系统设置】下的［货币设置］中进行；
用户可以在客户“下拉菜单”中选中“客户单位”，系统自动显示该客户的送货地址、及其联系信息（包括联系人、客户电话、客户手机、客户传真、客户邮箱、客户网址等），可以通过鼠标单击<送货地址>后边的［客户资料］按钮打开／关闭“客户联系信息窗”，也可以用鼠标拖拽该信息窗口至画面的空白处。在“客户联系信息窗”，可以启动电话拨号、邮件发送、打开网址等多项客户联络方法。
期初单、零售单、调库单、盘点单，无须输入客户资料。
在单据新增画面的主体表格中，列示了产品[编码]、[品名规格]、[单位]、[库存数]、[参考价]（可选栏）、[单价]、[金额]、[备注1]（可选栏）、[备注2]（可选栏）等栏项，用户可在每条记录逐栏输入相应栏项的内容。
系统提供两种产品快捷输入法（产品编码输入法、品名规格输入法）：在产品[编码] 、[品名规格]中输入关键字，进行模糊搜索查询。
若系统已在《文惠生产管理系统》中进行了“套件组合模板设置”，套件入库时，可鼠标单击上排的“套件调入”钮，打开套件调入框：
在其中填入套件［模板编号］、［套件数量］（缺省为１套），按“调入”钮，系统将按照该套件数量直接调入套件模板的配件清单。
如果不填入［模板编号］，则系统在“套件模板管理窗口”显示所有套件模板，用户选定需要的模板后，系统将按照［套件数量］直接调入该套件模板的配件清单，将各配件记录按照其配件比例调入到本单据的清单列表中；
在操作单据时，如想调入其他单据记录以供查询输入，则可以打开“单据调入”按钮，选择好调入单据的种类，输入已知［单号］调入；或直接点击[调入]按钮，进行单据的选择调入。
产品的单价，系统根据［单据设置］中的产品信息自动取值给出，用户可手工在<单价>栏内手工调整实际成本价。例如，在期初单、入库单中的单价取值为<成本价>，在出库单、零售单中的单价取值为<零售价>。
如果【系统设置】－［参数设置］－［单据设置］中，选择实际单价＝“参考价折扣”，则用户可在下边的折扣栏目内输入本单据的［折扣］（初始值＝１，可调），系统所有产品记录的单价栏目均调整为
［单价］＝［参考价］X［折扣］
当然，您仍然可以直接在［单价］栏内敲入实际的单价。
<
参考单价>栏目仅供显示、打印，对单据本身没有任何影响。用户可选择关闭（不显示）该栏目。
单击屏幕右上角“存盘”按钮，系统自动校验，数据记录正确无误（不可有空白[单号]、空白[客户] ），并自动删除空白[编码]、零[数量]栏目的记录后，提示：“单据新增，确定？”，选择“确定”将本次输入的单据记录新增存盘；
如果【系统设置】－［参数设置］中，打开了“单据新增时，即执行审核操作”开关，则系统同时执行审核操作，在单据上方标题栏处出现当前［审核人］字样，表示该张单据已通过审核。
系统存盘完毕，询问“单据新增完毕，打印本张单据？”，即可选择是否以“表格打印方式”打印该张单据。用户随后可接续输入第二张单据。
按右上角“退出”按钮，即退出单据新增，返回单据管理画面。
订单结余数：在“单据审核”时，若有对应的“合同订单”订单号，系统会自动调整该订单各货品的结余数（未完成数）。例如：入库单可对应“采购订单”，出库单可对应“销售订单”等；