在企业办公事务管理中，经常需要参与外部会议（例如：技术交流会、行业协会组织的会议等），或者企业内部进行会议决议或部门小组探讨，并及时将会议精神传达给相关部门人员。
企业单位相关部门（例如：办公室、传达室）的操作用户，在操作权限被许可的前提下，可以在系统菜单〔办公管理〕下，选择〔会议管理〕栏目，打开《会议管理窗体》，进行企业会议的编辑，并可生成〔新闻公告〕发布通知，向全体员工（或者某一部门）传达会议摘要。
具体功能与操作如下：
一、翻阅
初始进入时，系统处于本〔翻阅〕浏览状态：在目前的查找条件下（缺省为全部会议记录，即到目前为止最新的30条纪录），用户可用鼠标单击上边的左、右翻动钮，分别进行会议记录的前、后移动，查阅会议内容摘要；
选定到某一个特定记录，随后可以进行该记录的内容摘要查看，可以鼠标单击后边的“打开钮”启动 Word 打开<参考文件>档案进行详细浏览（若<参考文件>不为空）；或对该会议记录信息进行〔修改〕或〔删除〕操作。
二、查找
鼠标单击右边的〔查找〕按钮，打开查询条件画面；
可以按照<日期>、<主题>、<内容摘要>、<主办>、<协办>、<所属部门>进行会议记录的综合条件查找；
只要打开查询条件框中相应开关，并输入（或选择）需要查找的关键字，确定后系统将所有符合条件的记录筛选出来，并返回〔翻阅〕浏览状态。随后可以用鼠标单击上边的左、右翻动钮，进行会议记录〔翻阅〕。
三、新增
鼠标单击右边的〔新增〕按钮，进入会议记录的新增状态；
用户需选择输入会议记录的日期（缺省为今日）、主题、内容摘要、主办单位、协办单位、参考文件、所属部门；
其中：<参考文件>表示本会议记录相关的文件档案，用户可以鼠标单击其后边的“搜索钮”进行文件的查找定位，若参考文件已有存在，则可以鼠标单击其后边的“复制钮”对该参考文件进行内容拷贝，复制到本会议记录的内容摘要中（注意：参考文件也可以为空）。若所属部门为空，则表示本会议记录针对“全体职员”；若打开“生成〔新闻公告〕”开关，则在确定新增存盘时，同时添加本条记录到〔新闻公告〕中，以便于及时通知到相关人员；
最后按“确定”键，会议记录新增存盘完毕，并返回〔翻阅〕浏览状态。
四、修改
在〔翻阅〕浏览状态，选定到某一个特定记录后，鼠标单击右边的〔修改〕按钮，进入会议记录的修改状态；
用户可对该会议记录的日期、主题、内容摘要、主办单位、协办单位、参考文件、所属部门进行调整；
其中：<参考文件>表示本会议记录相关的文件档案，用户可以鼠标单击其后边的“搜索钮”进行文件的查找定位，若参考文件已有存在，则可以鼠标单击其后边的“复制钮”对该参考文件进行内容拷贝，复制到本会议记录的内容摘要中（注意：参考文件也可以为空）。若所属部门为空，则表示本会议记录针对“全体职员”；若打开“生成〔新闻公告〕”开关，则在确定修改存盘时，同时添加本条记录到〔新闻公告〕中，以便于及时通知到相关人员；
最后按“确定”键，会议记录修改存盘完毕，并返回〔翻阅〕浏览状态。
五、删除
在〔翻阅〕浏览状态，选定到某一个特定记录后，鼠标单击右边的〔删除〕按钮，系统询问：“确认删除当前会议记录？”，按“确定”键删除存盘完毕，并返回〔翻阅〕浏览状态，按“取消”键放弃本次删除操作。
