员工档案

分为〔在职员工档案〕、〔离职员工档案〕两类，其中“离职”为广义概念，包含了“非在职”外的所有状态，例如：离职、退休、解聘、修产假等。

〔在职员工档案〕

点击下拉菜单中的在职员工档案即进入如图3.1.5所示画面：

• 在窗口中左部显示整个公司部门及员工分布层次图，如果部门很多无法全部显示时，会出现滚动条，用鼠标点击可浏览下面隐藏部分，这种功能可以使您一目了然的了解整个公司部门分布情况和人员归属情况。
• 系统将在职人员档案分成六个部分，分别是基本资料、家庭情况、工作履历、受训情况、主要业绩、历年评语，在图3.1.5中表示为右部的6个单选图示按钮，可点击它们其中之一选择并进行“修改”或“查询”的操作。
• 下面一行是功能按钮，包括对员工的新增、查询、修改、删除、人事档案的分类统计以及员工档案,打印和员工清单打印。

　

　

一、档案资料：

　　如图3.1.5，查询操作流程应为：先在员工分布层次图用鼠标选中需要查询档案的员工，然后在右边选择要查询的是哪部分资料（“基本资料”、“家庭情况”、“在职动态”、“受训情况”、“主要业绩”或“历史评语”），然后按“查询”即可。或者，在选中需要查询档案的员工后，右键双击两下要查询的图形按钮也可以。

• 基本资料

1. 基本资料界面窗口如图3.1.6所示，包括员工编号、姓名、性别（从下拉菜单中选择）、员工照片、出生日期、民族、婚姻情况（从下拉菜单中选择）、籍贯、政治面貌、现住址、联系电话、传呼机号码、最高学历、专业、毕业院校、外语、外语水平、职称及评定时间、受聘时间、部门（从下拉菜单中选择）、职务、工资级别（从下拉菜单中选择）和特长等。

2. 其中以红色显示的栏目，栏目是固定的，栏目名称不能修改，它的内容是必填的；

3. 对于绿色的栏目，系统提供了对该栏目的“栏目名称”及其“内容选项”的修改功能。

   栏目设置如下：

   在“人事管理”基本资料的新增/修改状态下，用鼠标右键单击某一需要调整的栏目名称（例如：专业），系统显示出一个小的“项目设置窗”，在<项目号>栏内输入0012（可通过单击后边的查询按钮，打开项目管理窗，鼠标双击选择项目），确定后，保存新设置；

   栏目内容读取如下：

   在“人事管理”基本资料的新增/修改状态下，鼠标双击该栏目名称（例如：专业），得到“专业”项目内容菜单，再鼠标双击左边列表中的项目内容（例如：计算机应用），系统自动将“计算机应用”填入人事的（专业栏目）中。

4. 输入基本资料时可使用键盘回车、TAB键在各条目之间转换。当光标移动到某些项时，会出现按钮，表示这一项可从摘要中选择，用鼠标点击它就会弹出摘要管理窗口，选择你想要的选项，然后按返回按钮，该选择就会自动输入。

5. 特别要介绍的是它的照片管理功能，基本资料窗口中有一照片框，用鼠标点击该框，该弹出如图3.1.7所示窗口：选择图片所在目录，点击图片名称按打开或双击图片名称后，图片就显示在图片框位置上。

6. 资料输入或修改完成后，按确认键存盘退出，返回键则放弃该次操作，不存盘退出。

　

• 家庭情况：

家庭情况窗口如图3.1.8所示。包括：家庭成员情况和配偶情况。家庭成员情况中有称呼、姓名、出生年月、工作单位、职务或住址以及政治面貌。并有两个功能键“插入行”和“删除行”，按插入行按钮即在光标所在位置前插入一行，删除行即删除光标所在的行。

配偶情况输入框可以自动识别员工的婚姻情况，只有在员工已婚情况时该项才可输入。内容包括：配偶姓名、出生日期、政治面貌、民族、籍贯、户籍所在地、文化程度、电话、工作单位、职务，其中

政治面貌、民族、文化程度、职务可从摘要选择。

　

• 工作履历

工作履历窗口如图3.1.9所示。包括应聘前工作简历、受聘后工作履历，应聘前简历中有起止年月、工作单位、职位、所做工作，受聘后履历有起止年月、受聘部门、职务、所作工作。有插入行、删除行、确认、返回四个功能按钮，用法同上。

　

• 受训情况

包括应聘前学习及受训情况、受聘后培训情况。有起止年月、学校、所学专业，可任意插入、删除行。

　

• 主要业绩

包括主要业绩和技术分析两个内容。主要业绩有年月、业绩两栏，技术分析中有技术项目、技能、指标，可任意插入、删除行，按确认存盘退出，取消放弃该次操作。

　

• 历年评语

包括奖励与处分和人事评语。在奖励与处分中有时间、事件、奖励与处分三项，可任意插入、删除行。人事评语中有年份、评定人名称、评语，在年份的下拉框中选择年份，将光标移动到评定人后会发现光标形状变成工字型，按鼠标左键会出现绿色的输入框即可输入人名，而评语输入框不限文字个数，可任意输入。

以上“受训情况”、“主要业绩”、“历史评语”的操作界面和功能用法均类似于“家庭情况”，可参照进行操作。

　

二、新增

如图3.1.5，点按“新增”进入图3.1.6界面，输入完员工基本资料后，在员工分布层次图便可增加一个员工记录。至于新员工的其他资料如“家庭情况”等，可以先在员工分布层次图用鼠标选中此员工，然后在右边选择要输入的是哪部分资料，再按“修改”即可。

　

三、修改

如图3.1.5，修改操作流程应为：先在员工分布层次图用鼠标选中需要修改档案的员工，再按“修改”即可。

　

四、删除

如图3.1.5，删除操作流程应为：先在员工分布层次图用鼠标选中需要删除记录的员工，然后按“删除”，根据系统提示确定要将此员工记录从档案中删除，或取消此次操作。

　

五、离职处理

在职员工离职时，可通过“离职处理”功能将此离职员工的人事档案转到离职员工档案管理中。

　

六、档案打印

点击人事管理窗口下部的档案打印按钮，出现一小的窗口，如图3.1.14所示，可选择打印简历空白表或员工简历表两种方式，按确认即可进入打印设置窗口。员工简历表的内容包括您在以上输入的各种数据，样表见附录。

　

〔离职员工档案〕

　　“离职员工档案”的管理，基本可参考“在职员工档案”进行。另外，离职员工时，可通过“恢复原职”功能将恢复原职员工的人事档案转到在职员工档案管理中。