针对企业内部管理中形成的大量文档，需要分类整理存档，本模块将提供灵活的按部门、或者按档案类的档案查询。
企业单位相关部门（例如：文档室、阅览室）的操作用户，在操作权限被许可的前提下，可以在系统菜单〔档案管理〕下，选择〔部门与文档〕栏目，打开《部门与文档窗体》，进行档案查询工作。
具体功能与操作如下：
一、文档查阅
画面布局分为三大区域，上部为操作按钮区、左部为文档的树状列表区、右部为当前选定文档的内容区。
１、操作按钮区：
按〔返回〕键，可退出本〔部门与文档〕模块，返回到系统主画面；
２、文档的树状列表区：
初始进入时，画面左部以树状方式显示了公司所有部门以及归于每一部门下的所有文档，用户可以用键盘上下移动光标选择，或者鼠标直接单击树状列表中的栏项，确定当前的文档；
上边的弹出菜单中列示了所有的文档分类，如果在该菜单中选定某一文档类，则表示只查询该文档类的所有文档，下面列表中将只显示属于该文档类的所有文档；
３、当前文档内容区：
在右部的文本框中显示了当前文档的内容，上边的<文件路径>中显示了该文档所对应的原始文件路径；
若原始文件不为空，并且是文本文档（*.doc、*.txt、*.wri ......），则用户可以鼠标单击其后的“打开钮”，启动 Word 打开该原始文件，详细阅读。如果是图形文件（*.bmp、*.gif、*.jpg ......），则系统自动以 <备注＋图片> 的方式，同时显示<文档内容>及<图片>。