邮址管理与群发
在［群发邮址管理］的选项栏中，可以进行大量邮件的地址文件导入导出、邮址新增编辑与邮件群发工作。
画面的布局如下：
l 画面中央主体为［邮址清单］，列表显示了所有客户“收件人邮址、发送状态”，邮件群发时只有“发送状态”为“空白”（表示尚未发送）的邮址记录才允许被发送；
l 画面上部［信息提示栏］：显示了系统之前已经／当前正在进行的操作步骤与结果；
l 左边的［邮址回收箱］：打开该开关，在画面下部显示所有已经删除到［邮址回收箱］的错误邮址清单；
l 左边的［手工输入邮址］：打开该开关，在画面下部显示“新增邮址”文本栏，在该栏目内可以手工输入所有客户邮址，邮址之间以符号“,”或者“;”间隔开。
１、群发邮址输入
群发邮件时，需要输入客户收件人邮件地址，『文惠邮件群发』提供两种邮址输入方式：
l 导入邮址文件：如果针对大量的客户群体，可采用本种方式。
该邮址文件可以是『文惠邮件群发』之前已经导出的邮址文件（增强格式，保存了邮址发送状态等信息），也可以是『文惠客户管理系统』按照不同客户行业类型等条件过滤导出的邮址文件，或者是通过其他途径得到的大量邮址文件；
操作时，按［导入邮址］钮，系统打开“打开邮址文件”对话窗（系统路径缺省为［设置］中的“工作目录”），选定需要导入的邮址文件（文本文件），系统将其中的所有邮址记录导入到［邮址清单］中。
若导入邮址文件时，［邮址清单］尚有收件人记录，系统提示：目前邮址清单列表中尚有数据，选择
［是］－清空当前［邮址清单］中的所有记录；
［否］－在当前记录基础上追加新的邮件地址。
在导入的同时，系统自动进行排序、校验，筛选重复记录的邮址、以及错误格式的邮址，并加以状态标识，以后邮件群发时将跳过该类标识的收件人记录。
重复上述操作，用户在［邮址清单］中可导入合并多个邮址文件的收件人记录。
l 手工输入邮址：当少量邮址发送时，可采用手工输入。
打开左边的“手工输入邮址”开关，在画面下部“新增邮址”栏目内手工输入所有需要群发的客户邮址（邮址之间以符号“,”或者“;”间隔开），完毕后，按“转入清单”钮，提示“系统将对新增邮址进行格式校验，并自动导入到［邮址清单］中”，并将所有错误格式的邮址处理到［邮址回收箱］中。
２、邮址清单管理
在［邮址清单］中，列表显示了所有客户［收件人邮址］ 、［发送状态］ 。
l 邮址修改
在［邮址清单］中选定需要修改的邮址记录，鼠标右键弹出操作菜单，选择“邮址修改”。在修改对话窗中，输入正确的邮址，完毕后，按［确定］钮，保存并刷新本次邮址修改操作；
l 邮址删除
用户可对［邮址清单］进行维护，将不要的邮址记录删入到［邮址回收箱］，优化您的邮件列表。系统提供了两种方式：
所有选定邮址：可以同时选定［邮址清单］中的多个收件人记录，一次性删除；
所有错误／退订邮址：指删除［邮址清单］中除“未发送（空白状态）、1.成功发送”以外的其它所有收件人记录；
所有邮址：彻底清空［邮址清单］列表中的所有记录，并且不删入［邮址回收箱］；
按邮址后缀删除：系统也可对指定的邮址后缀进行选入后，再进行所有选定邮址的删除。
l 对方退订
如果某个［收件人］已经回邮退订，表明他不再需要接受邮件资料，这时可将该［收件人］邮址记录的状态标识为“9.对方退订”，以后邮件群发时将跳过该类状态标识的邮件；
操作时，在［邮址清单］中选定需要标识的邮址记录（可以通过按“搜索”钮查找定位该［收件人］记录），单击鼠标右键，在弹出操作菜单中选择“对方退订”，［确定］后，系统保存并刷新该记录的邮址状态标识为“9.对方退订”。
l 状态复位
将［邮址清单］中的邮址记录状态清空，恢复为空白的“尚未发送”标识，这样才能够重新发送本邮址：
当前选定邮址：可在［邮址清单］中选定某一条邮址记录（无论其为哪一类状态标志），可选择［状态复位］－［当前选定邮址］，清除目前状态标识，还原到“尚未发送”状态；
所有已发送邮址：针对［邮址清单］中的所有“1.成功发送”的邮址记录，可选择［状态复位］－［所有已发送邮址］，清除目前状态标识，还原到“尚未发送”状态，这样才能够重新发送本邮址。
l 邮址校验
系统对［邮址清单］中所有［收件人］记录进行排序、校验，逐条筛选重复邮址的记录、以及错误邮址格式的记录，并加以状态标识“3.邮址重复、4.格式错误”，以后邮件群发时将跳过该类标识的收件人记录。
手工方式：操作时，按［校验］钮，可手工进行［邮址清单］中所有［收件人］邮址记录的检查校验工作；
自动方式：系统在“导入邮址文件”操作、手工输入邮址后的“转入清单”操作的同时，也会自动进行邮址校验工作。所以，通常情况下（特别是［邮址清单］中有上万条的收件人记录时），无需手工重复进行本邮址校验操作。
３、邮址回收箱
在［邮址回收箱］中，列表显示了所有客户［收件人邮址］ 、［发送状态］ 。
［邮址回收箱］仅用于删除垃圾邮件的回收暂存、邮件地址的特殊编辑处理（例如：不予发送该邮址）。邮件群发时，将不发送［邮址回收箱］中的任何收件人邮址，无论该邮址是否处于“尚未发送”状态。
l 邮址还原（恢复）
用户可对［邮址回收箱］中的邮址进行还原，恢复到［邮址清单］中，其状态标志不变。
系统提供了以下三种还原方式：
当前邮址：还原［邮址回收箱］中的当前选定收件人记录；
所有正确邮址：还原［邮址回收箱］中的所有状态标识为空（未发送）、“1.成功发送”的记录；
所有邮址：还原［邮址回收箱］的所有记录，全部恢复到［邮址清单］中。
l 邮址删除
用户可对［邮址回收箱］进行维护，将不要的邮址记录彻底删除。
系统提供了以下三种删除方式：
当前邮址：彻底删除［邮址回收箱］中某个选定的收件人记录；
所有重复邮址：彻底清空［邮址回收箱］列表中的所有标识为“3.邮址重复”状态的记录；
所有邮址：彻底清空［邮址回收箱］列表中的所有记录。
l 错误状态复位
针对［邮址回收箱］中的所有错误状态邮件，可选择“错误状态复位”，清除目前状态，还原到“尚未发送”状态，用于重新发送本邮址；
如果［邮址回收箱］中该邮址为“1.成功发送”状态，则须首先“邮址还原（恢复）”，从［邮址回收箱］返回到［邮址清单］中，然后选择菜单［邮址清单］－［状态复位］进行复位操作。
４、邮址排序
系统提供了以下三种排序：
l 按［邮件地址名］：按照邮址名称进行排序（从左向右比较）；
l 按［邮件状态］：邮件状态包括“空白（未发送）、1.成功发送、2.邮址错误、3.邮址重复、4.格式错误、9.对方退订”等状态；
l 按［邮件服务器］：按照邮址服务器进行排序，也称为“邮件后缀” 排序（从符号@以后开始比较）。
操作时，可以从菜单［群发邮址管理］－［邮址排序］中选择需要的排序方式，或者在［邮址清单］／［邮址回收箱］中鼠标击点<邮件地址>、<状态>的栏目标题，也表示按该栏目排序。
若重复上述排序操作，可以切换升降排序：升序→降序→升序。
５、邮址搜索
系统提供了邮址“搜索/选入”功能，按［搜索］钮， 选择以下操作：
l 单个邮址搜索：在对话窗栏目中输入需要查找的邮件地址（可以不区分大小写），系统自动先后在［邮址清单］以及［邮址回收箱］中逐个搜索比较，若找到了则定位于该邮址记录；
l 按后缀筛选：在对话窗栏目中输入需要选入的邮址后缀（可以不区分大小写），系统自动先后在［邮址清单］中逐个搜索筛选，符合条件的记录则进行深色的选入标定；
l 取消选入：在［邮址清单］中，取消目前所有邮址的选入；
l 反选：在［邮址清单］中，对所有邮址进行反向选入，即［选入］→［未选］、［未选］→［选入］。
通过上述操作，用户可以按邮址后缀筛选：某个类型服务器（如：163、sina等）、某个地区（如：广东gd、台湾tw、香港hk等）、某个行业（如：政府org、教育edu等）等等，进行邮址删除、邮址文件分割（若邮址文件太大，可采用此功能将其分割成合适大小的文件）、邮址文件合并（将零散而又是相同类别的邮址文件合并，使您的文件更易管理，同时又可处理多个文件里重复的邮址）等操作。
６、邮件群发／续发
邮件群发，是将当前邮件同时发送给［收件人］、［抄送人］，以及［邮址清单］中所有空白状态（尚未发送）的邮件地址。
邮件群发时，只针对［邮址清单］中所有未发送的邮址记录，自动分批发送处理。
l 邮件群发：［邮址清单］首次发送，可以理解为邮件群发。如果［邮址清单］中的收件人记录超出了［设置］中的每批次发送数，系统自动分批次连续发送，直到全部发送完毕；若发送过程中出现错误邮址，系统智能判断并跳过该错误继续发送。与普通发送的邮件不一样，群发邮件的“收件人”取自于［设置］中的［收件人称谓］，例如可以设为“内部员工组”、“公司客户”等。
l 邮件续发：如果一次未能够完全发送完毕，接着发送（通过导入“增强邮址格式”的邮址文件）可以理解为续发。续发时，只发送在［邮址清单］中“未发送”的邮址记录，跳过所有“1.成功发送、2.邮址错误、3.邮址重复、4.格式错误、9.对方退订”等状态标识的邮址。
注意，邮址的发送状态标识，有如下几类：
l 尚未发送：邮件状态栏“空白”，表示尚未发送。邮件群发时，只在［邮址清单］中选择本类状态标识的邮址记录发送；
l 其它状态：包括1.成功发送、2.邮址错误、3.邮址重复、4.格式错误、9.对方退订等状态。邮件群发或转发时，跳过本类状态邮件地址。用户可针对［邮址清单］中所有“成功发送”状态的邮址记录选择［发送状态复位］，或者针对［邮址回收箱］中的所有其它状态邮址记录选择［错误状态复位］，清除目前状态，还原到“尚未发送”状态，这样才能够重新发送本邮址。
７、导出邮址文件
用户在邮件编辑、群发的过程中，可以“增强邮址格式”保存目前［邮址清单］的所有收件人邮址记录，也可以选择同时包含［邮址回收箱］中的所有收件人邮址记录，以备下次导入后邮件群发／转发。
l 简单邮址格式：这是目前市面上流行的一种通用格式。每条记录只包含邮件地址，不含有其它信息资料；
l 增强邮址格式：『文惠邮件群发』系统专用。在每一条纪录中，不仅保存了客户邮址，还保存了该邮址的发送状态信息（尚未发送、1.成功发送、2.邮址错误、3.邮址重复、4.格式错误、9.对方退订等等）。
８、邮址转发
l 邮件转发：如果之前进行了［保存邮件］操作，在［邮址清单］中外部调入／添加收件人邮址记录后，可以将原已保存的邮件文件（Eml文件）调出后，进行邮件群发／续发。